Puntos clave
- Un grupo por base, ruta o cliente grande evita que las asignaciones se pierdan.
- Un formato fijo de viaje (referencia, recogida, entrega, horario, contacto) reduce las llamadas.
- El conductor confirma, comparte ubicación al llegar y sube la foto como prueba de entrega.
- Las notas de voz sirven para avisar de un retraso desde una parada, nunca conduciendo.
- Los administradores pueden auditar y exportar los grupos ante un reclamo; los directos son privados.
El despacho es un flujo constante de decisiones pequeñas: quién toma la recogida de las 10, qué conductor está más cerca de la entrega urgente, qué hacer si el andén está cerrado. Cuando todo eso pasa por llamadas y mensajes sueltos, el despachador termina siendo el único que sabe cómo va el día, y cuando un cliente discute una entrega no hay nada escrito.
Por qué se complica el despacho sin un sistema
Muchas flotas pequeñas y medianas despachan con llamadas, SMS y algún grupo personal. Funciona hasta que el día se pone intenso.
- Las llamadas se acumulan. Mientras el despachador habla con un conductor, otros tres esperan.
- Por voz se pierden detalles. Números de andén, códigos de referencia y nombres de clientes se entienden mal.
- No hay prueba. «Entregué a las 14:10» es difícil de demostrar semanas después sin una foto con hora.
- Los grupos personales sobreviven al contrato. Un exconductor puede seguir viendo direcciones y datos de clientes.
Aquí nos centramos en conductores; el enfoque general de asignar trabajos por chat está en despacho y asignación de trabajos por chat.
El flujo de trabajo en C Chat
El despacho por chat tiene cinco pasos, todos visibles para el grupo.
- El despachador publica el viaje con el formato fijo de más abajo, en el grupo de la base o la ruta.
- Un conductor lo toma con una respuesta («Lo tomo, llego en 40 min»). Los demás reaccionan para indicar que lo vieron.
- Al llegar, el conductor comparte su ubicación con la función de compartir ubicación, y el despachador sabe que la recogida empezó.
- La prueba de entrega va en el hilo: foto de la mercancía, del andén o del comprobante firmado.
- Los imprevistos se avisan pronto. Una nota de voz en la siguiente parada («Andén cerrado, esperando a vigilancia») permite llamar al cliente antes de perder la ventana horaria.
Ante una situación de riesgo, como un accidente o una amenaza, la alerta 🚨 avisa al grupo con un toque. Primero, siempre, hay que llamar al número de emergencias local.
Grupos y plantilla de mensaje
Arma los grupos según cómo se asignan realmente los viajes:
- Grupos por base para los conductores que salen del mismo patio.
- Grupos por cliente cuando una cuenta grande tiene sus propias reglas (horarios, contactos, instrucciones de andén). Fija esas reglas.
- Un grupo de coordinación solo para despachadores y supervisores.
Si quieres que el personal de recepción del cliente vea las llegadas, puedes invitarlo como invitado al grupo de su cuenta, y solo a ese.
Fija esta plantilla en cada grupo de despacho:
VIAJE [ref] – Recogida: [dirección, andén] – Entrega: [dirección] – Horario: [franja] – Carga: [pallets/bultos] – Contacto: [nombre, teléfono] – Notas: [código de acceso, manejo especial]
Con viajes siempre iguales, la búsqueda por número de referencia encuentra cualquier entrega. Si además tienes técnicos en campo, el mismo esquema sirve para servicios técnicos a domicilio.
Roles, supervisión y registro
Haz propietario del equipo al gerente de operaciones y administradores a los despachadores. Los administradores dan de alta al conductor el primer día y lo retiran el último.
C Chat protege los mensajes con TLS en tránsito y AES-256 en reposo, con llaves por organización. Con su modelo auditable, los propietarios y administradores pueden auditar y exportar las conversaciones de grupo, algo muy útil cuando un cliente discute un horario o llega un reclamo por daños. Los mensajes directos entre compañeros siguen siendo privados y no entran en esa auditoría. La página de seguridad lo explica en detalle.
Para flotas, ten en cuenta los límites del plan gratuito: hasta 50 miembros y 30 grupos por equipo, y 25 MB por adjunto. Una operación más grande puede dividirse por región en equipos separados, hasta 5 por cuenta. Revisa los precios.
Errores frecuentes
- Despachar por mensaje directo. Ni el resto de conductores ni el despachador de respaldo ven el viaje. Las asignaciones van en grupos.
- Pedir respuestas en marcha. Deja clara la regla: mensajes solo con el vehículo detenido.
- Viajes en texto libre. Sin plantilla, se olvidan datos clave como el andén.
- Un grupo para todos los conductores y clientes. A media mañana es ilegible. Divide por base o por cliente.
- Usar el chat como rastreo. Registra lo que la gente informa; no es un sistema de telemetría.
Si tu almacén trabaja por turnos, el formato de la entrega de turno en planta sirve igual, y las páginas de logística y almacenes y de transporte dan el contexto del sector.
Cómo empezar
Crea un equipo para tu operación, añade un grupo por base o cliente importante, fija la plantilla de viaje y manda a los conductores el enlace de invitación por SMS o WhatsApp. Se registran con su número de teléfono en un minuto. Empieza en getcchat.com/c; las apps para iOS y Android llegan próximamente.
Preguntas frecuentes
¿El despachador puede ver en todo momento dónde está cada conductor?
No. C Chat no hace rastreo GPS continuo. El conductor puede compartir su ubicación en un mensaje, por ejemplo al llegar a la recogida, y el despachador recibe ese punto en ese momento. Si necesitas seguimiento de flota en vivo, usa una herramienta de telemetría junto al chat.
¿Cómo envía el conductor la prueba de entrega?
Toma una foto de la mercancía entregada o del comprobante firmado y la publica en el hilo del viaje. Se pueden adjuntar fotos, videos y archivos de hasta 25 MB, y la imagen queda en el historial del grupo.
¿Se puede usar el chat mientras se conduce?
No. El conductor solo debe leer o enviar mensajes detenido de forma segura, según la política de tu empresa y la ley local. Las notas de voz ayudan en una parada porque son más rápidas que escribir, no para usarlas en marcha.
¿Qué pasa con el acceso de un conductor que deja la empresa?
Un administrador lo retira del equipo y pierde el acceso a sus grupos, con las direcciones y los datos de clientes que contienen. Como los grupos son del equipo, el historial se queda en la empresa.